Archiving information – what is the best solution?

Every business today faces the dilemma of storing and protecting an ever-increasing volume of data, whether virtual or on paper. Personal archiving and backup systems such as CDs, USB flash drives, or even hard drives are not always up to the task and can fail after a few years of use, not to mention how easy it is to misplace them.

Alors quelle est la meilleure solution – mettre ses données sur le cloud, ou utiliser une entreprise spécialisée ? Tout d’abord, n’oublions pas que tout business doit se poser un grand nombre de questions lors de l’élaboration d’une stratégie de conservation de ses données, comme par exemple :

• What is the goal to be achieved for the business (making space in the premises, securing data, etc.)?
• What is the total amount of information and how much confidential or sensitive data?
• Should data be encrypted?
• What are the sources and types of data that we want to keep (paper, digital, both?)
• How do we want to access our data?
• Is data loss insurance required?
• What is the budget?

Décider où stocker ses données implique donc la prise en compte de nombreux facteurs. L’endroit le plus sûr pour des documents peut sembler à première vue être dans les propres locaux d’une entreprise, dans une base de données privée. Mais que faire en cas d’incendie, de perte ou de vol, ou tout simplement si les locaux sont trop petits ?

Le cloud est facilement gérable mais il peut ne pas être suffisant en termes de sécurité. On peut penser à organiser un système hybride : par exemple les données qui doivent immédiatement accessibles peuvent être stockées sur le cloud, tandis qu’on peut utiliser un système d’hébergement de données sur un site externalisé pour ce qui doit être archivé. Cette méthode d’archivage distant peut fournir à une organisation un meilleur contrôle de ses documents. Elle est aussi plus sûre et peut aussi être moins chère que le cloud pour les grandes entreprises générant de larges volumes de données. Pour plus d’informations sur la conservation des documents, rendez vous sur la page http://www.ironmountain.fr/activite/gestion-conservation-archives.asp.