Toute entreprise se trouve de nos jours face à un dilemme, celui de conserver et de protéger un volume toujours croissant de données, qu’elles soient virtuelles ou sur papier. Les systèmes d’archivage et de sauvegarde personnels tels que les CDs, les clés USB ou même les disques durs ne sont pas toujours à la hauteur et peuvent tomber en panne après quelques années d’utilisation, sans parler de la facilite à les égarer.
Alors quelle est la meilleure solution – mettre ses données sur le cloud, ou utiliser une entreprise spécialisée ? Tout d’abord, n’oublions pas que tout business doit se poser un grand nombre de questions lors de l’élaboration d’une stratégie de conservation de ses données, comme par exemple :
- Quel est le but est à atteindre pour le business (faire de la place dans les locaux, sécuriser les données, etc.) ?
- Quelle est la quantité totale d’informations et celle de données confidentielles ou sensibles ?
- Les données doivent-elles être encryptées ?
- Quels sont les sources et les types de données que l’on souhaite conserver (papier, digital, les deux ?)
- Comment veut-on avoir accès à ses données ?
- Y a-t-il besoin d’une assurance en cas de perte des données ?
- Quel est le budget ?
Décider où stocker ses données implique donc la prise en compte de nombreux facteurs. L’endroit le plus sûr pour des documents peut sembler à première vue être dans les propres locaux d’une entreprise, dans une base de données privée. Mais que faire en cas d’incendie, de perte ou de vol, ou tout simplement si les locaux sont trop petits ?
Le cloud est facilement gérable mais il peut ne pas être suffisant en termes de sécurité. On peut penser à organiser un système hybride : par exemple les données qui doivent immédiatement accessibles peuvent être stockées sur le cloud, tandis qu’on peut utiliser un système d’hébergement de données sur un site externalisé pour ce qui doit être archivé. Cette méthode d’archivage distant peut fournir à une organisation un meilleur contrôle de ses documents. Elle est aussi plus sûre et peut aussi être moins chère que le cloud pour les grandes entreprises générant de larges volumes de données. Pour plus d’informations sur la conservation des documents, rendez vous sur la page http://www.ironmountain.fr/activite/gestion-conservation-archives.asp.